Business Process Management (BPM)

Secara terminology, Business Process Management (BPM) dapat diartikan sebagai otomatisasi dari aktivitas pekerja yang memakan waktu dan biaya dari suatu perusahaan. Dewasa ini suatu bisnis bergantung pada sumber daya manusia dan distribusi informasi bisnis dari suatu aplikasi bisnis. Pada kenyataanya, sumber daya manusia sering kali membuat kesalahan karena keterbatasannya.

Teknologi BPM merupakan respon dari industry IT pada permasalahan yang dilakukan oleh pekerja yang mengoprasikan aplikasi bisnis. Direktur, manajer, supplier dan customer mengharapkan respon secara real time dalam hal interaksi masalah komersial dan membangun infrastruktur teknologi yang mendukung.

Framework yang digunakan dalam mengimplementasikan BPM  adalah sebagai berikut :

• Fondasi Organisasi,
• Fondasi Proses
• Fondasi Teknologi
• Fondasi BPM
• Elaborasi
• Improvement
• Pengguna dan Teknologi Pengembangan
• Deployment
• Monitor dan Realisasi Benefit
• Improvement yang berkelanjutan

  

Cara Kerja Software Business Process Management (BPM)

Software BPM bekerja dengan cara “loosely coupling” terhadap aplikasi bisnis eksisting yang memungkinkan proses monitoring, extract, format dan mendistribusikan informasi pada system dan pekerja sejalan dengan aturan dan event bisnis.

Dengan memperluas proses dan informasi dari aplikasi eksisting, otomatisasi bisnis proses dapat dikonfigurasi tanpa harus merubah konfigurasi aplikasi perusahaan yang sedang berjalan. TaskCenter hanya menggunakan aplikasi-aplikasi ini sebagai layanan informasi dan pemicu workflow.

Membuat otomatisasi bisnis proses dapat dilakukan dengan menggunakan PC yang terinstall TaskCenter dengan bantuan logical Graphical User Interface. Dengan bantuan GUI, administrator dapat mengotomatisasi pekerjaan sehari-hari seperti pelaporan mingguan penjuaklan dengan hanya melakukan drag and drop suatu Tools kedalam emulasi proses bisnis dari karyawan secara sequence.

Benefit dari Software Business Process Management

Sebagai suatu teknologi, software BPM dapat menyampaikan benefit pada organisasi dengan skala apapun, hal yang terpenting benefit yang disampaikan bersifat unik pada suatu perusahaan.

Dengan mengotomatisasi bisnis proses pekerja yang berulang, seperti pembuatan laporan dan distribusi atau monitoring pada Key Performance Indikator (KPI) suatu perusahaan, TaskCenter mampu mengurangi biaya operasional dan mengkonsentrasikan pekerja pada aktivitas utama untuk mensukseskan bisnis.

Sebagai contoh, benefit yang dihasilkan adalah :

• Revenue Stream yang lebih kuat
• Penghematan biaya operasional
• Agility perusahaan yang besar
• Kepuasan pelanggan yang besar
• Efisiensi waktu dari karyawan
• Menghidari factor kritis kegagalan

Tinjauan Software BPM : TaskCenter

TaskCenter merupakan software BPM yang terintegrasi dan memungkinkan organisasi mengatur cost secara efective, mengoprasikan dan memelihara proses yang terautomatisasi. Kemampuan BPM yang dapat ditambahkan dalam eksisting aplikasi bisnis adalah :

• Advanced Busines Alerts

Digunakan untuk mengukur KPI, mendeteksi fraud, workload, alert performansi pekerja dan peringatan financial.

• Workflow

Meningkatkan penerimaan limit kredit, budget sign off, penjadwalan approval produksi, dan konfirmasi laporan pengiriman.

• Document Automation

Statement bulanan, instruksi loading, welcome packs, surat kredit control dan end-of-line spesialisasi produk.

• Web Content Publishing

Publikasi KPI, menghapus data historical, status antrian saat ini, level kapasitas dan account pelanggan yang aktiv.

• Subscription and Request

Balance enquires, subskripsi baru, detil properties, stok level dan masalah kekurangan pegawai.

• Integrations

Update data supplier, layanan ticketing mandiri, otomatisasi unsubscribe, update name dan alamat melintasi aplikasi yang berbeda.

TaskCentre menawarkan pendekatan generic dalam mengotomatisasi proses yang di desin khusus dalam pemenuhan bisnis perusahaan. Software ini memiliki user interface yang mudah dimengerti dan cara penggunaan yang mudah. Konsep dasar adalah suatu task yang terpusat yang terdiri dari satu atau beberapa step proses yang berhubungan.

Implementasi Subscriptions & Requests

Dewasa ini konsumen dan partner bisnis memerlukan informasi mengenai permintaan. Kita memerlukan data yang spesifik dan relevan terhadap permintaan. Dengan adanya internet dan teknologi mobile kebutuhan informasi diharapkan dapat terpenuhi di berbagai dimensi.

Pada setiap organisasi penyediaan layanan informasi yang dinamis menjadi pertimbangan bagi sumber daya manusia, tatapi jika pengembangannya diabaikan akan menjadi resiko pada persaingan bisnis. Sebagai contoh kecepatan dan keakuratan respon dari suatu bentuk permintaan akan menjadi kesan pertama bagi organisasi.

TaskCenter menyediakan pilihan untuk membuat atau memelihara suatu konfigurasi berdasarkan user defined atau mekanisme request-respons yang terintegrasi dalam database perusahaan dan system informasinya.

Salah satu perusahaan yang melakukan peningkatan bisnisnya dengan menerapkan BPM adalah Roberts Property yang berlokasi di England. Perusahaan ini bergerak di bidang property agen, pada umumnya bisnis proses yang dilakukan untuk marketing adalah menggunakan papan pengumuman dan iklan di media. Robert Property ingin mengubah citra perusahaannya menjadi sebuah perusahaan interaktif dan memudahkan customer dalam pemenuhan kebutuhan bidang property.

Secara spesifik, Robert Property ingin menambahkan sebuah solusi SMS pada media iklan untuk mempermudah calon pembeli potensial dalam mendapatkan infomasi property secara detil tanpa harus membuat janji dengan sales ataupun dating ke kantor pemasaran. Dengan mempergunakan Subscription & Request dari TaskCenter, Robert Property telah mengubah media iklan konvensional menjadi suatu teknologi informasi yang berpengaruh besar.

Keunggulan dari penambahan proses bisnis SMS dibandingkan media iklan konvensional dapat dilihat dengan meningkatnya pengunjung yang meminta informasi property dan tingkat  penjualan perbulan. Keberadaan SMS ini sekaligus menciptakan image positive dan menjadi diverensiasi Robert Properti sebagai agensi yang mengetahui keinginan pelanggan dibandingkan agensi lainnya.j

Kemudahan lain yang didapat setelah mengimplementasikan modul tersebut adalah ketika calon pembeli meminta informasi tentang suatu property melalui sms, TaskCenter secara otomatis melakukan pencatatan nomor telepon pada aplikasi sekaligus menjadwalkan kegiatan sales untuk ditindaklanjuti.

Kesimpulan

Inovasi bisnis proses yang dilakukan oleh Robert Property dengan menerapkan BPM memberikan dampak positif :

• Meningkatkan efektivitas instruksi vendor, kunjungan dan penjualan
• Memperpendek siklus instruction to sale
• Pemenuhan permintaan informasi secara langsung
• Mengurangi pekerjaan administrasi
• Meningkatkan brand image perusahaan            

Pustaka

http://www.orbis-software.com

Joston, John dan Johan Nelis. 2006. Business Process Management, Practical Guidelines to Successful Implementations.