Crunchy numbers

The stats helper monkeys at WordPress.com mulled over how this blog did in 2010, and here’s a high level summary of its overall blog health:

The Blog-Health-o-Meter™ reads Minty-Fresh™.

A Boeing 747-400 passenger jet can hold 416 passengers. This blog was viewed about 1,500 times in 2010. That’s about 4 full 747s.

In 2010, there were 6 new posts, growing the total archive of this blog to 13 posts. There were 5 pictures uploaded, taking up a total of 134kb.

The busiest day of the year was March 30th with 34 views. The most popular post that day was Security Database : Oracle Transparent Data Encryption (TDE).

Where did they come from?

The top referring sites in 2010 were id.wordpress.com, google.co.id, riyantoyosapat.com, search.conduit.com, and lowongankerjamu.com.

Some visitors came searching, mostly for pengertian knowledge, contoh kms, metodologi desain, hendro nindito, and fungsi encryption.

Attractions in 2010

These are the posts and pages that got the most views in 2010.

1

Security Database : Oracle Transparent Data Encryption (TDE) January 2010

2

PENGERTIAN KNOWLEDGE MANAGEMENT December 2009

3

IMPLEMENTASI BUSINESS PROCESS MANAGEMENT January 2010

4

KMS Berbasis Internet January 2010

5

PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM December 2009

Business Process Management (BPM)

Secara terminology, Business Process Management (BPM) dapat diartikan sebagai otomatisasi dari aktivitas pekerja yang memakan waktu dan biaya dari suatu perusahaan. Dewasa ini suatu bisnis bergantung pada sumber daya manusia dan distribusi informasi bisnis dari suatu aplikasi bisnis. Pada kenyataanya, sumber daya manusia sering kali membuat kesalahan karena keterbatasannya.

Teknologi BPM merupakan respon dari industry IT pada permasalahan yang dilakukan oleh pekerja yang mengoprasikan aplikasi bisnis. Direktur, manajer, supplier dan customer mengharapkan respon secara real time dalam hal interaksi masalah komersial dan membangun infrastruktur teknologi yang mendukung.

Framework yang digunakan dalam mengimplementasikan BPM  adalah sebagai berikut :

• Fondasi Organisasi,
• Fondasi Proses
• Fondasi Teknologi
• Fondasi BPM
• Elaborasi
• Improvement
• Pengguna dan Teknologi Pengembangan
• Deployment
• Monitor dan Realisasi Benefit
• Improvement yang berkelanjutan

  

Cara Kerja Software Business Process Management (BPM)

Software BPM bekerja dengan cara “loosely coupling” terhadap aplikasi bisnis eksisting yang memungkinkan proses monitoring, extract, format dan mendistribusikan informasi pada system dan pekerja sejalan dengan aturan dan event bisnis.

Dengan memperluas proses dan informasi dari aplikasi eksisting, otomatisasi bisnis proses dapat dikonfigurasi tanpa harus merubah konfigurasi aplikasi perusahaan yang sedang berjalan. TaskCenter hanya menggunakan aplikasi-aplikasi ini sebagai layanan informasi dan pemicu workflow.

Membuat otomatisasi bisnis proses dapat dilakukan dengan menggunakan PC yang terinstall TaskCenter dengan bantuan logical Graphical User Interface. Dengan bantuan GUI, administrator dapat mengotomatisasi pekerjaan sehari-hari seperti pelaporan mingguan penjuaklan dengan hanya melakukan drag and drop suatu Tools kedalam emulasi proses bisnis dari karyawan secara sequence.

Benefit dari Software Business Process Management

Sebagai suatu teknologi, software BPM dapat menyampaikan benefit pada organisasi dengan skala apapun, hal yang terpenting benefit yang disampaikan bersifat unik pada suatu perusahaan.

Dengan mengotomatisasi bisnis proses pekerja yang berulang, seperti pembuatan laporan dan distribusi atau monitoring pada Key Performance Indikator (KPI) suatu perusahaan, TaskCenter mampu mengurangi biaya operasional dan mengkonsentrasikan pekerja pada aktivitas utama untuk mensukseskan bisnis.

Sebagai contoh, benefit yang dihasilkan adalah :

• Revenue Stream yang lebih kuat
• Penghematan biaya operasional
• Agility perusahaan yang besar
• Kepuasan pelanggan yang besar
• Efisiensi waktu dari karyawan
• Menghidari factor kritis kegagalan

Tinjauan Software BPM : TaskCenter

TaskCenter merupakan software BPM yang terintegrasi dan memungkinkan organisasi mengatur cost secara efective, mengoprasikan dan memelihara proses yang terautomatisasi. Kemampuan BPM yang dapat ditambahkan dalam eksisting aplikasi bisnis adalah :

• Advanced Busines Alerts

Digunakan untuk mengukur KPI, mendeteksi fraud, workload, alert performansi pekerja dan peringatan financial.

• Workflow

Meningkatkan penerimaan limit kredit, budget sign off, penjadwalan approval produksi, dan konfirmasi laporan pengiriman.

• Document Automation

Statement bulanan, instruksi loading, welcome packs, surat kredit control dan end-of-line spesialisasi produk.

• Web Content Publishing

Publikasi KPI, menghapus data historical, status antrian saat ini, level kapasitas dan account pelanggan yang aktiv.

• Subscription and Request

Balance enquires, subskripsi baru, detil properties, stok level dan masalah kekurangan pegawai.

• Integrations

Update data supplier, layanan ticketing mandiri, otomatisasi unsubscribe, update name dan alamat melintasi aplikasi yang berbeda.

TaskCentre menawarkan pendekatan generic dalam mengotomatisasi proses yang di desin khusus dalam pemenuhan bisnis perusahaan. Software ini memiliki user interface yang mudah dimengerti dan cara penggunaan yang mudah. Konsep dasar adalah suatu task yang terpusat yang terdiri dari satu atau beberapa step proses yang berhubungan.

Implementasi Subscriptions & Requests

Dewasa ini konsumen dan partner bisnis memerlukan informasi mengenai permintaan. Kita memerlukan data yang spesifik dan relevan terhadap permintaan. Dengan adanya internet dan teknologi mobile kebutuhan informasi diharapkan dapat terpenuhi di berbagai dimensi.

Pada setiap organisasi penyediaan layanan informasi yang dinamis menjadi pertimbangan bagi sumber daya manusia, tatapi jika pengembangannya diabaikan akan menjadi resiko pada persaingan bisnis. Sebagai contoh kecepatan dan keakuratan respon dari suatu bentuk permintaan akan menjadi kesan pertama bagi organisasi.

TaskCenter menyediakan pilihan untuk membuat atau memelihara suatu konfigurasi berdasarkan user defined atau mekanisme request-respons yang terintegrasi dalam database perusahaan dan system informasinya.

Salah satu perusahaan yang melakukan peningkatan bisnisnya dengan menerapkan BPM adalah Roberts Property yang berlokasi di England. Perusahaan ini bergerak di bidang property agen, pada umumnya bisnis proses yang dilakukan untuk marketing adalah menggunakan papan pengumuman dan iklan di media. Robert Property ingin mengubah citra perusahaannya menjadi sebuah perusahaan interaktif dan memudahkan customer dalam pemenuhan kebutuhan bidang property.

Secara spesifik, Robert Property ingin menambahkan sebuah solusi SMS pada media iklan untuk mempermudah calon pembeli potensial dalam mendapatkan infomasi property secara detil tanpa harus membuat janji dengan sales ataupun dating ke kantor pemasaran. Dengan mempergunakan Subscription & Request dari TaskCenter, Robert Property telah mengubah media iklan konvensional menjadi suatu teknologi informasi yang berpengaruh besar.

Keunggulan dari penambahan proses bisnis SMS dibandingkan media iklan konvensional dapat dilihat dengan meningkatnya pengunjung yang meminta informasi property dan tingkat  penjualan perbulan. Keberadaan SMS ini sekaligus menciptakan image positive dan menjadi diverensiasi Robert Properti sebagai agensi yang mengetahui keinginan pelanggan dibandingkan agensi lainnya.j

Kemudahan lain yang didapat setelah mengimplementasikan modul tersebut adalah ketika calon pembeli meminta informasi tentang suatu property melalui sms, TaskCenter secara otomatis melakukan pencatatan nomor telepon pada aplikasi sekaligus menjadwalkan kegiatan sales untuk ditindaklanjuti.

Kesimpulan

Inovasi bisnis proses yang dilakukan oleh Robert Property dengan menerapkan BPM memberikan dampak positif :

• Meningkatkan efektivitas instruksi vendor, kunjungan dan penjualan
• Memperpendek siklus instruction to sale
• Pemenuhan permintaan informasi secara langsung
• Mengurangi pekerjaan administrasi
• Meningkatkan brand image perusahaan            

Pustaka

http://www.orbis-software.com

Joston, John dan Johan Nelis. 2006. Business Process Management, Practical Guidelines to Successful Implementations.

Kebutuhan akan Informasi yang Aman
Oracle Database 10g Release 2 Transparent Database Encryption menyederhanakan encryption dari informasi personal yang sensitif seperti nomor credit card dan nomor jaminan sosial. Transparent Data Encryption memenuhi kebutuhan untuk menyimpan encryption routines dalam aplikasi-apalikasi yang telah ada dan secara dramatis menurunkan biaya dan kompleksitas dari encryption. Dengan beberapa perintah sederhana, data aplikasi yang sensitif dapat di-encrypt.
Automatic Encryption dari Sensitive Information
Banyak solusi encryption mengharuskan panggilan spesifik untuk fungsi encryption dalam kode aplikasi. Hal ini mahal karena khususnya mengharuskan pemahaman lebih lanjut dari sebuah aplikasi sebaik kemampuan untuk menulis dan me-maintain software. Secara umum, banyak organisasi tidak memiliki waktu atau keahlian untuk memodifikasi aplikasi yang telah ada untuk membuat panggilan untuk encryption routines. Oracle Transparent Data Encryption menempatkan encryption problem dengan menyimpan encryption didalam Oracle database.
Application logic dijalankan melalui SQL akan terus bekerja tanpa modifikasi. Karena itu, aplikasi dapat menggunakan Syntax yang sama untuk memasukkan data kedalam sebuah tabel aplikasi dan Oracle database secara otomatis meng-encrypt data sebelum menulis informasi ke disk. Operasi-operasi yang dipilih berikutnya akan memiliki data yang secara transparan di-decrypt sehingga aplikasi akan terus bekerja secara normal.

Menggunakan sebuah Encryption Key
Oracle Transparent Data Encryption menyediakan kunci infrasuktur manajemen yang diharuskan untuk penerapan encryption. Encryption bekerja dengan cara menghapus clear text data mendekati sebuah secret, dikenal sebagai key, kedalam sebuah encryption program. Encryption program meng-encrypt clear text data menggunakan key yang tersedia dan mengembalikan data encrypted. Secara historis, beban membuat dan menjaga secret atau key telah berada pada aplikasi. Oracle Transparent Data Encryption memecahkan masalah ini secara otomatis dengan menghasilkan sebuah master key untuk database tersebut. Pada starting up Oracle database, seorang administrator harus membuka sebuah objek yang dikenal dengan Oracle Wallet dengan sebuah password yang terpisah dari sistem atau password DBA. Wallet menggunakan sertifikat dari Certificate Authority. Administrator kemudian meng-instal database master key. Master key secara otomatis dihasilkan.

Process TDE
Meskipun otorisasi dan autentikasi mekanisme keamanan secara efektif melindungi data dalam database, mereka tidak menghalangi akses ke file-file sistem operasi dimana data disimpan. Transparent Data Encryption memungkinkan encryption dari sensitive data dalam kolom database seperti ia ditempatkan, menjaga, dan diperoleh kembali dari file-file sistem operasi.
TDE menggunakan External Security Module (ESM) untuk menciptakan kunci-kunci encryption, untuk menyediakan fungsi-fungsi untuk encryption dan decryption, dan untuk menyimpan kunci-kunci dengan aman didalam dan diluar database.

Ketika sebuah tabel berisi kolom-kolom encrypted, sebuah single column key digunakan tanpa memperhatikan jumlah kolom encrypted dalam tabel tersebut. Kunci-kunci untuk seluruh tabel yang berisi kolom-kolom encrypted disimpan dalam sebuah single kolom dalam sebuah tabel dictionary dalam database. Kolom tersebut di-encrypt dengan master key dari database server, mencegah berbagai penggunaan kunci tanpa adanya akses otorisasi. Master key disimpan dalam sebuah wallet diluar database. Wallet tersebut dibuat menggunakan Oracle Wallet Manager, dan master key dihasilkan oleh ESM.

Mengimplementasikan Transparent Data Encryption

1. Anda perlu membuat sebuah wallet. Hal ini dapat dilakukan baik dengan menggunakan Oracle Wallet Manager atau membiarkan software Transparent Data Encryption (TDE) membuatnya secara otomatis ketika direktori untuk wallet tersebut dispesifikkan dalam file SQLNET.ORA . Secara default, sebuah unencrypted wallet (cwallet.sso) dibuat ketika database diinstall. Bagaimana pun juga, sebuah encrypted wallet (ewallet.p12) direkomendasikan untuk menggunakannya dengan TDE. Berikut beberapa contoh dari sebuah entry untuk file SQLNET.ORA anda:
   ENCRYPTION_WALLET_LOCATION= (SOURCE=(METHOD=FILE)(METHOD_DATA= (DIRECTORY=/opt/oracle/product/10.2.0/db_1/)))
2. Set master key dari dalam instance anda :
   ALTER SYSTEM SET ENCRYPTION KEY IDENTIFIED BY <password>;
3. Open wallet dari dalam instance anda (future):
   ALTER SYSTEM SET ENCRYPTION WALLET OPEN IDENTIFIED BY <password>;
4. Membuat tables yang berisi column encrypted :
   CREATE TABLE emp (
   first_name VARCHAR2(128),
   last_name VARCHAR2(128),
   empID NUMBER ENCRYPT NO SALT,
   salary NUMBER(6) ENCRYPT USING ’3DES168′,
   comm NUMBER(6) ENCRYPT
   );

Apa yang menyebabkan Block Corruption?
Block data curruption adalah suatu block yang tidak dikenal di dalam suatu format Oracle, atau memiliki isi yang tidak consistent. Secara khas, corruption disebabkan oleh hardware atau operating system yang bermasalah. Oracle database mengidentifikasikan block corrupt berupa “logically corrupt” atau “media corrupt.” Jika logically corrupt, kemudia akan keluar informasi Oracle internal error. Block logically corrupt ditandai oleh Oracle database setelah mendetek inconsistency. Jika media yang corrupt, maka format block tidaklah benar; Information didalam block tidak bisa dibaca dari disk.
Anda dapat memperbaiki suatu block media yang corrupt menggunakan recover block atau menghapus object database yang berisi block corrupt, atau kedua-duanya. Jika media corruption berarti berkaitan dengan hardware yang cacat, Masalah tidak akan sepenuhnya terpecahkan sampai hardware dikoreksi kesalahannya.

Gejala Block Corruption : ORA-01578
Error ORA-01578: “ORACLE data block corrupted (file # %s, block # %s)”:
• Dihasilkan ketika suatu Block data corrupted ditemukan
• Selalu mengembalikan nomor file yang absolute dan nomor block
• Cek didalam file alert.log

Bagaimana Untuk menghandel Corruption
• Check pada alert log dan file log operating system.
• Gunakan Tools diagnostic yang tersedia untuk menemukan type dari corruption.
• Tentukan apakah error tetap bertahan ketika pengecekan dilakukan pada beberapa waktu.
• Recover data dari object yang corrupted jika diperlukan.

Menggunakan Utility DBVERIFY
DBVERIFY adalah suatu utility external menggunakan command-line yang melakukan suatu integritas check terhadap struktur physical data database baik yang offline atau yang online Itu dapat digunakan terhadap backup files dan online file. Menggunakan utama DBVERIFY ketika anda harus memastikan backup dari database atau data file valid sebelum digunakan untuk restored atau sebagai bantuan diagnostic ketika anda menemukan permasalahan data corruption. Karena DBVERIFY melakukan check integrity yang lebih cepat.

Batasan dari DBVERIFY meliputi yang berikut ini:
• DBVERIFY tidak bisa men-detect permasalahan seperti INDEX
• DBVERIFY tidak bisa untuk menverifikasi redo log files atau control files.
• DBVERIFY hanya check suatu block didalam isolation; itu tidak mengetahui apakah block menjadi bagian dari object yang ada atau tidak.
• Untuk raw devices, anda perlu menggunakan parameter END parameter untuk menghindari scanning blocks melalui sampai akhir dari space data file: dbv FILE=/dev/rdsk/r1.dbf END=last_data_block#

Perintah ANALYZE
Gunakan perintah ANALYZE untuk validasi structure dari suatu table atau table partitions, dan index atau index partitions. Object yang akan analyzed haruslah local dan harus didalam schema pemiliknya atau anda harus memiliki system privilege ANALYZE ANY. Opsi CASCADE digunakan untuk validasi object, mencakup semua object yang terkait. Anda dapat menjalankan session SQL*Plus pada suatu object yang spesifik, untuk melakukan suatu cek integrity dan untuk menentukan apakah error tersebut menetap, dengan menjalankan perintah ANALYZE beberapa kali.
Untuk table partisi, ANALYZE juga memverifikasi row untuk partisi yang benar. Jika row tidak disusun dengan benar, row ID akan di Insert didalam table INVALID_ROWS.
SQL> ANALYZE TABLE partitioned_table PARTITION (p1) VALIDATE STRUCTURE INTO invalid_rows;

Suatu statement select sederhana (SELECT * FROM table) melakukan suatu full table scan, dimana dia akan membaca semua data blocks sampai kepada high-water mark dari table. Anda bisa melakukan suatu pengecekan yang cepat untuk corruptions didalam table data anda sekarang. Anda dapat menggunakan Data Pump untuk export objects; ini juga secara full scan setiao table.

Activity based knowledge management (ABKM) merupakan kegiatan manajemen pengetahuan berdasarkan konsep dari kegiatan perencanaan dan control proyek. Pengetahuan dan informasi yang terkait dengan kegiatan proyek terdahulu dapat digunakan kembali dan diterapkan dalam proyek-proyek yang akan datang.
Informasi dan manajemen domain pengetahuan dari semua proyek dibagi dan disimpan sebagai “kegiatan” dalam kategori unit yang terkait dengan proyek. Keuntungan utama dari ABKM adalah kemudahan informasi pengetahuan yang dapat diterapkan kembali.
Hal-hal yang tercakup dalam penyimpanan pengetahuan dalam unit proyek mencakup pengetahuan tacit dan explicit. Dimana pengetahuan explicit meliputi spesifikasi / kontrak, laporan, permintaan perubahan dan data. Pengetahuan ini kebanyakan didapat melalui aktivitas. Adapun pengetahuan tacit meliputi proses perekaman, permasalahan yang ditimbulkan, penyelesaian permasalahan, saran dari para ahli, inovasi dan pengalaman yang terkait proyek.

Gambar  Activity based knowledge management (Sumber: Murray E. Jennex, p698)

Bank Knowledge
Untuk memperkaya pengetahuan di bank, system ini dirancang untuk mendorong semua analis untuk menyerahkan domain pengetahuan dan pengalaman berharga ke bank pengetahuan. Tujuan utama dari bank pengetahuan adalah menyediakan konten yang kaya sumber tentang semua proyek terkait baik informasi explicit maupun tacit yang melibatkan para analis dan expert.

Arsitektur Sistem
Secara umum arsitektur ABKM amemiliki empat lapisan yaitu interface, access, application dan database dimana tiap lapisan memiliki fungsi dan tanggung jawab yang berbeda-beda.
• Lapisan Interface: digunakan untuk kegiatan akses informasi oleh user melalui web browser.
• Lapisan access: menyediakan system security dan fungsi administrative
• Lapisam aplikasi: menyediakan sarana untuk melakukan pengumpulan serta pengaturan data dan informasi
• Lapisan database: terdiri dari penyimpanan utama data serta bertanggung jawab untuk kegiatan backup dan restore.

Gambar : Arsitektur system ABKM (Sumber: Murray E. Jennex, p704)

Pada umumnya perusahaan menerapkan system enterprise sebagai suatu cara untuk meningkatkan keuntungan yang kompetitif. Sistem ini mengintegrasikan data / informasi / pengetahuan diperusahaan, dalam hal lain data yang biasa di integrasikan adalah data mengenai pemasok dan pelanggan. Sistem yang umum diterapkan adalah Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relation Management (CRM), Supply Chain Management (SCM) dan implementasi Datawarehouse. Sayangnya ada beberapa isu dalam penggunaan system enterprise pada penerapan KM, dimana masalah terbesar adalah budaya perusahaan. Agar penerapan system dapat berhasil, perusahaan harus mengatasi isu-isu kepemilikan dan keengganan untuk berbagi data, informasi ataupun pengetahuan.
Berikut ini diuraikan bagaimana system enterprise dan KM dapat saling melebur:
ERP dan KMS
Li dkk (2005) mendeskripsikan implementasi ERP pada pabrik pembuat kertas di Cina. ERP ini bertujuan untuk membantu perusahaan dalam merespon perubahan pasar dan pelanggan dengan cara meningtegrasikan informasi dan pengetahuan serta pengendalian proses yang terpusat. Kendala yang terjadi adalah Cina kurang berpengalaman dalam mengimplementasi ERP dan kurang akrab dengan konsep-konsep barat seperti pengelolaan data terpusat serta manajemen pengetahuan.

White dan Croasdell (2005) mendeskripsikan implementasi ERP di Nestle, Colgate -Palmolive dan Chevron-Texaco. Dimana masing-masing perusahaan mengimplementasikan ERP untuk memperbaiki data, informasi dan integrasi pengetahuan dengan harapan dapat meningkatkan pengetahuan dan melakukan transfer pengetahuan.

Ketiga implementasi akhirnya berhasil setelah melewati kesulitan diawal termasuk biaya proyek yang diluar dugaan karena perkiraan jadwal yang tidak tepat dan mengatasi resitensi karyawan dalam penerapan proses-proses baru serta penggabungan informasi dan pengetahuan.

CRM dan KMS
Al-Shammari (2005) mendeskripsikan Knowledge-enableCustomer Relationship Management (KCRM) suatu system pada perusahaan telekomunikasi di timur tengah. KCRM terdiri dari tiga bagian besar yaitu enterprise data warehouse (EDW), operational CRM dan analytical CRM. KCRM ini ditujukan untuk mengintegrasikan pandangan customer, pemeliharaan hubungan jangka panjang customer, dan memungkinkan customer – sentries masuk kedalam strategi pasar. Perusahaan memprakarsai KM berbasis customer – sentries dan mencoba lebih memahami kebutuhan pelanggan serta membentuk hubungan yang tidak hanya sekedar menawarkan produk atau jasa.
Sayangnya program KCRM berakhir sebagai proyek IT, perusahaan tidak berhasil dala melaksanakan KCRN sebagai strategi bisnis namun sebagai proses system transaksional.

Datawarehouse, Enterprise Database dan KMS

White dan Croasdell (2005) mendeskripsikan Xerox menggunakan system enterprise database untuk memfasilitasi sharing pengetahuan antar perusahaan. Xerox mengalami kesulitan untuk mengembangkan best practice pemeliharaan printer bagi karyawannya. Masalahnya berpusat pada karyawan yang memiliki keahlian tidak dapat berpindah atau untuk men sharing pengetahuan mereka. Untuk membantu para teknisi yang lain, Xerox membangun suatu database yang merangkum pengetahuan dan cara memelihara mesin tersebut. Sehingga teknisi yang lain dapat bekerja tanpa harus menunggu karyawan ahli untuk melakukan pemeliharaan. Sistem database kemudian deiperluas untuk mengumpulkan informasi, kumpulan solusi dari permasalah prengkat lunak dan perangkat keras.

Salah satu factor sukses penerapan KM yang sering dikutip (Jennex dan Olfman,2005) adalah penerapan terpadu dari infrastruktur dalam hal ini meliputi jaringan, database / repository, computer, perangkat lunak dan para ahli KMS. Para KM desainer menggunakan internet untuk memperolah jaringan terpadu dan web browser sebagai perangkat lunaknya. Beberapa KMS di internet digunakan sebagai alat komunikasi dan transfer pengetahuan oleh kelompok-kelompok pengguna yang tersebar dalam organisasi. Berikut ini adalah beberapa contoh penerapan KMS dengan menggunakan internet.
KMS berbasis proyek untuk organisasi single
Jennex (2000) mendiskusikan penggunaan KMS berbasis intranet untuk tim proyek virtual Y2K. Tujuan utama dari proyek KMS ini adalah untuk memfasilitasi informasi proyek dengan menghasilkan informasi dan kesadaran mengenai masalah-masalah yang dirancang untuk menyelesaikan proyek ini.

Situs ini didesain berdasarkan masukan dari Jennex dan Olfman (2002) yaitu situs yang menyediakan struktur keterkaitan keahlian dan lesson learned yang dibutuhkan oleh para knowledge worker. Hal ini dilakukan dengan cara memberikan link ke situs-situs yang memuat pengetahuan Y2K serta daftar team ahli yang menguasai pengetahuan tersebut.

Dalam perjalanannya, situs ini di desain ulang dan diperluas mencakup detil pertanyaan yang sering diajukan (FAQ), contoh dokumen, hasil rapat, aset database dan pedoman untuk fungsi-fungsi khusus yang mencakup lesson learned. Pengetahuan dari situs ini digunakan didistribusikan pada orang-orang yang bertanggung jawab sesuai dengan bidang kahliannya.

Efektivitas dari dua situs ini dianggap baik dimana situs pertama berhasil menumbuhkan minat dan memulai proyek. Situs kedua berhasil meningkatkan performansi setelah proyek KM direlease selama 6 bulan. Efektivitas dari situs ini sesuai dengan model yang diuraikan oleh Jennex-Olfman pada gambar 4.

KMS sebagai portal pengetahuan
Penerapan ini berdasarkan Cross dan Baird (2000) pada suatu situs yang dibangun oleh Andersen Consulting. Pada awal tahun 1990, Anderean consulting memproduksi dan membagikan CD berisi best practice umum bagi para personil proyek. Kemudian berkembang menjadi sebuah intranet consulting yang bernama KnowledgeSpace yang menyediakan berbagai pengetahuan termasuk metodologi dan tools, best practice, penyempurnaan laporan, dan presentasi pemasarannya. Dukungan juga diberikan secara online oleh team secara virtual. Situs ini efektiv untuk personil dengan akses internet dengan bandwith yang memadai.
Contoh kedua dari Bartczak (2005), mendeskripsikan system yang digunakan oleh angkatan udara Amerika Serikat untuk mendukung Material Command dimanakan AFKM Hub. AFKM hub merupakan situs web utama untuk media pembelajaran angakatan udara. Di site ini lesson learned telah diklasifikasikan berdasarkan subyek-subyek yang memberikan pengetahuan tentang peristiwa-peristiwa masa lalu. AFKM Hub juga bertindak sebagai portal untuk komponen AFKM Server yang lain sebagai homepage default. Portal ini menyediakan saluran informasi sumber daya yang relevan untuk melakukan kegiatan knowledge sharing dalam organisasi.
KMS sebagai Topic Map
Eppler (2001) mengklasifikasikan lima tipe knowledge map yaitu : source, asset, strstructure, application dan development. Situs perusahaan multimedia digunakan untuk mengilustrasikan penerapan KMS ini :

• knowledge source map menyediakan tombol grafis yang mewakili orang dengan keahlian khusus, dimana warna dank ode juga menunjukkan lokasi kantor para ahli bekerja.
  o Knowledge asset map menyediakan balanced sheet secara visual dari suatu kompetensi yang dimiliki oleh organisasi. Warna digunakan untuk menunjukkan domain pengetahuan dan ukuran symbol-simbol digunakan untuk mengindikasikan tingat keahlian.
• Knowledge structure map membagi domain pengetahuan kedalam logical blok yang kemudian dipecah lagi menjadi bidang-bidang yang lebih spesifik.
• Knowledge application map memisahkan value chain organisasi menjadi bagian-bagian serta mengindikasikan pengetahuan, tools ataupun teknik yang bersesuain untuk bagian tersebut
• Knowledge development map digunakan untuk merencanakan kegiatan yang diperlukan untuk memperoleh pengetahuan pada bidang yang bersesuaian.

Menurut Hansen et all (1999) dan Stenmark (200) terdapat dua pendekatan dalam membangun KM yaitu pendekatan berdasarkan proyek dan pendekatan berdasarkan infrastruktur. Pada pendekatan proyek, KM focus pada penggunaan memori organisasi oleh peserta proyek untuk meningkatkan efektivitas proses dalam proyek. Pendekatan ini mengidentifikasi kebutuhan informasi dan pengetahuan, dimana kebutuhan itu dialokasikan dan siapa saja yang membutuhkannya. Banyak proyek KM yang dilakukan di era tahun 2000 menggunakan pendekatan ini.

Pendekatan berbasis infrastruktur lebih difokuskan pembangunan system dasar, untuk menggambarkan memori organisasi dan disitribusikan ke seluruh organisasi.Pendekatan ini menekankan penggunaan kapasitas jaringan, struktur database dan organisasi, klasifikasi informasi dan pengetahuan.

Perbedaan utama dari kedua pendekatan ini adalah pengguna sudah memahami konteks penggunaan KM pada pendekatan berbasis proyek, sedangkan pada pendekatan berbasis infrastruktur sebaliknya.

Meskipun penggunaan internet untuk penerapan KM cukup banyak mendapat dukungan, namun ada hal-hal khusus yang menjadi perhatian yaitu adanya kesulitan dalam mengorganisir, mencari dan pemanggilan dokumen pengetahuan yang tidak terstruktur.

Para ahli KM memberikan masukan untuk tools dan perbaikan penerapannya diantaranya :

• Newman dan Conrad (2000), mengajukan suatu framework untuk mencirikan metodologi KM, teknologi dan penerapannya. Framework ini dapat digunakan untuk melihat efektivitas penggunaan web browser dalam KMS
• Gandon dkk (200), mengajukan penggunaan XML untuk menyandikan memori dan pengetahuan serta menyarankan penggunaan system multi agen yang dapat memanfaatkan teknologi ini.
• Dunlop (2000), mengusulkan penggunaan teknologi clustering untuk mengelompokkan pengguna berdasarkan pengetahuan dengan menggunakan link. Dimana link tersebut akan menghubungkan antara pengetahuan dan para ahli yang saling terkait.
• Te’eni dan Fieldman (2001), mengusulkan penggunaan task adaptive website untuk fasilitas pencarian. Pendekatan ini memelukan situs yang digunakan secara khusus untuk KMS.
• Abramowicz dkk (2002), mengajukan penggunaan knowledge map untuk menggambarkan secara grafis arsitektur pengetahuan.
• Zhou dkk (2002), mengajukan penggunaan ontology dan taxonomy untuk mengklasifikasi dan mengelompokkan domain pengetahuan.
• Zhaima dan kashner (2003), mengajukan penggunaan data mining untuk menemukan pola-pola pengambilan dokumen terstruktur ssecara terstruktur.
• Few (2005), menggunakan dashboard untuk menyediakan informasi pengetahuan dalam satu layar.

Sistem informasi tradisional dirancang berdasarkan suatu proses yang sudah dikenal yaitu dengan konsep Sistem Analisis dan Desain (SAD). Dimana proses ini didasarkan pada siklus hidup pengembangan system. Proses desain ini kemudian berkembang sesuai dengan kemajuan ilmu dan teknologi.

KMS berbeda dengan IS, integrasi pengetahuan kedalam system akan menambah kompleksitas system dan memaksa para desainer untuk menggunakan proses Knowledge Integrated System Analysis yang dikembangkan oleh Tauber dan Schwarts (2006).  Pada dasarnya system desainer KISA menggunakan proses parallel, personil IS menggunakan teknik SAD untuk merancang komponen teknis KMS sementara KM merancang dan menganalisa persyaratan kelompok pengetahuan. Teknik SAD telah dikenal dan memiliki dokumentasi yang baik, sedangkan KISA belum. Kunci dari proses analisa pengetahuan adalah pemahaman mengenai aliran dokumen dan penggunaannya.

Pemodelan proses pengetahuan merupakan kegiatan kunci dalam mendesain sebuah KMS Dua pendekatan baru dalam proses ini datang dari :

• Kim dkk (2006), menggunakan UML untuk memodelkan proses pengetahuan intensif
• Froming dkk (2006), mengusulkan suatu spesifikasi pemodelan Knowledge Managemeng Deskriptif Language

Aspek lain dari proses pemodelan pengetahuan adalah memahami alir pengetahuan. Social Network Analysiss yang mengacu pada skema Jennex dan Olfman (gambar 4) merupakan teknik yang digunakan untuk menentukan kunci aliran pengetahuan. Cheuk (2006) menerapkan SNA pada suatu organissi sebagai alat diagnostic untuk memahami aliran pengetahuan. Hal ini sekaligus untuk memperoleh informasi dari pengguna KM.

Jennex dan Olfman mendeskripsikan model sukses KM berdasarkan model sukses IS yang dibuat oleh DeLone dan Mc Lean (1992,2003). Model ini mengevaluasi KM sebagai improvement organisasi dari sebagai dampak yang ditimbulkan oleh KM. Deskripsi dimensi dari model  ini adalah:

• Kualitas system: seberapa baik KM melakukan fungsi sebagai pembuat,tempat penyimpanan dan pemanggilan , transfer dan aplikasi knowledge serta bagaimana KM didukung oleh staf Sistem informasi dan infrastruktur.
• Knowledge dan Kualitas informasi: memastikan knowledge yang bersesuaian bagi pengguna yang membutuhkan pada waktu yang tepat.
• Kepuasan pengguna: menunjukkan tingkat penggunaan dan kepuasaan pengguna dimana akan membentuk suatu ukuran kepuasan penggunaan KM. Hal ini akan menjadi pertimbangan ketika KM digunakan kembali.
• Manfaat yang dirasakan: mengukur manfaat dan dampak dari KM oleh pengguna berdasarkan pada model Thompson, Higgins dan Howell (1991).
• Dampak jaringan: individu pengguna KM akan berdampak pada peningkatan kinerjanya di perusahaan dan padaakhirnya akan berdampak pada perusahaan.

 

Rekomendasi ini disusun berdasarkan riset block dari IS model sukses (Jenex dan Olfman) sebagai berikut :

Faktor	Rekomendasi
Kualitas Sistem	Menggunakan infra strukutur yang umum digunakan, misalkan internet
	Menambahkan keahlian KM pada tim teknikal support
	Menggunakan PC dengan teknologi tinggi
Sistem dan Kualitas Informasi	Memasukkan KMS dalam proses IS sehari-hari
	Menggunakan wide data dicitionary untuk merancang basis data pengetahuan
	Mengalokasikan sumber daya untuk pemeliharaan KMS
	Melakukan pelatihan bagi pengguna KMS
Kualitas Informasi	Membuat dan menerapkan KM strategi/proses untuk mengidentifikasi / mempertahankan basis pengetahuan
	Model system expand / siklus hidup yang menyertakan proses pengetahuan
	Perubahan system/proses yang berdampak pada KMS
	Penangkapan data secara otomatis
	Desain keamanan pada basis data pengetahuan
Penggunaan	Menambahkan KM pada proses evaluasi personil
	Mengimplementasikan KMS dengan menggunakan metric kepuasan pengguna
	Identifikasi masalah budaya organisasi yang dapat menghambat pengguna KMS